Servicedesk

Hoe geef je de IT-afdeling meer draagvlak binnen de organisatie?

De IT-afdeling is vrijwel onzichtbaar binnen de meeste organisaties. Bij technische problemen is de afdeling goed vindbaar, maar daarna is iedereen back-to-business en verdwijnt de afdeling weer naar de achtergrond. Dit is jammer, want de IT-afdeling is onderdeel van de ruggengraat van een organisatie. Zo zorgen ze ervoor dat alle hard- en software goed werken, zodat wij zorgeloos aan de slag kunnen. Maar hoe zorg je er dan voor dat de IT-afdeling de waardering krijgt die het verdient? In deze blog deel ik vier tips waarmee ook jouw IT-afdeling meer draagvlak krijgt binnen de organisatie.

1. Maak IT tastbaar

Door IT tastbaar te maken, wordt het duidelijk wat de afdeling allemaal doet binnen de organisatie. Hoe je dit realiseert? Deel regelmatig informatie over jullie werkzaamheden in bijvoorbeeld interne nieuwsbrieven of op het intranet. Welke projecten lopen er? Wat houden deze projecten in? En waarom zijn jullie bezig met bepaalde projecten? En vergeet niet om de IT-afdeling daadwerkelijk een gezicht te geven door bijvoorbeeld IT-medewerkers meer in de spotlight te zetten. Laat hen artikelen schrijven of laat ze foto’s maken van de werkzaamheden voor in de nieuwsbrief en/of op het intranet.

2. Neem de eindgebruikers mee

Wanneer IT tastbaar is gemaakt, hebben eindgebruikers tevens een beter beeld en begrip van bepaalde keuzes die worden gemaakt. Veranderingen brengen namelijk weerstand met zich mee. Om deze weerstand weg te nemen is communicatie ontzettend belangrijk. Toon aan waarom keuzes worden gemaakt en wat de voordelen voor de eindgebruiker zijn. Neem hen daadwerkelijk mee in de veranderingen. Aandacht voor verandering en het begeleiden van die verandering is noodzakelijk voor adoptie van nieuwe IT-oplossingen. Door de eindgebruikers hierin mee te nemen, verhoog je tevens de eindgebruikerstevredenheid.

Gratis Servicedesk Benchmark
Hoe scoort uw Servicedesk ten opzichte van de markt?
Vraag aan

3. Track & trace mogelijkheid

Wanneer een eindgebruiker een probleem heeft met zijn laptop, dan wil hij weten waar hij aan toe is. Zeker wanneer de laptop voor een langere tijd meegenomen wordt voor onderzoek. Het is daarom belangrijk om de eindgebruiker altijd feedback te geven. Het allermooiste is wanneer een eindgebruiker het incident kan volgen, net als dat hij een pakketje van PostNL kan tracken en tracen. Op deze manier zijn eindgebruikers altijd op de hoogte van waar de IT-afdeling mee bezig is en waarom hij bijvoorbeeld zijn laptop nog niet terug heeft. 

4. Deel successen

Het is heel belangrijk dat alle successen worden gedeeld. Is er een virus buiten de deur gehouden? Wordt er al maanden gewerkt zonder downtime? Heeft een Servicedeskmedewerker een training behaald? Vier die successen! Zo wordt het dagelijkse IT-beheer ook weer een stuk tastbaarder en wordt het voor de eindgebruiker duidelijk wat voor werkzaamheden er achter zijn of haar werkplek schuilgaan. Uiteindelijk komt dit de samenwerking alleen maar ten goede. 

Kortom, geef de IT-afdeling de aandacht en waardering het verdient. Ze zorgen ervoor dat we ons werk kunnen doen en als er een storing is zorgen ze ervoor dat we snel weer aan de slag kunnen gaan. Als je niet weet waarom je de IT-afdeling meer draagvlak moet geven, lees dan mijn vorige blog waarin ik vertel waarom de IT meer tijd moet besteden aan interne PR.

Topic