Enterprise Applications

Vier tools die verbondenheid en productiviteit van medewerkers verhogen

De maatregelen die getroffen worden met betrekking tot het coronavirus treffen iedereen. Voor zowel werkgevers als werknemers is er de afgelopen tijd veel veranderd. We zien dat organisaties alle zeilen moeten bijzetten om te kunnen blijven opereren op de manier die ze gewend zijn. Dat is niet altijd makkelijk en soms zelfs helaas onmogelijk. Deze manier van werken roept natuurlijk vragen op, zowel over het heden als over de toekomst. Ondernemers hebben vragen over de financiën, hun rechten en plichten, of worstelen met technische en operationele problemen. Voor werkgevers zijn dit natuurlijk kopzorgen. Maar speelt dit ook voor de werknemer?

Performance van medewerkers verhogen

Onlangs verrichtte MeMo² onderzoek onder 1000 Nederlanders naar hoe zij thuiswerken ervaren. Hieruit bleek dat het grootste deel van de werknemers het contact met collega’s het meest mist. Het uitblijven van sociaal contact kan resulteren in werknemers die zich eenzaam gaan voelen of het gevoel krijgen niet betrokken te worden bij de organisatie. Zij zitten dus in een lastig parket. Het is namelijk niet een kwestie van niet willen, maar niet kunnen. Als dit probleem niet wordt aangepakt, kan dat leiden tot een verlies aan productiviteit. Dit is natuurlijk niet wenselijk, maar nog veel erger is het feit dat dit tot een verslechterde gezondheid voor de werknemer leidt. Als werkgever wil je dit natuurlijk niet laten gebeuren. Jij staat ervoor je werknemer te betrekken in het bedrijfsproces en ervoor te zorgen dat hij zich gezien en gehoord voelt. Hoe zorg je ervoor dat je dit faciliteert in een tijd waarbij bijna iedereen thuiswerkt? Gelukkig hoef je hiervoor niet zelf het wiel opnieuw uit te vinden. Er bestaan namelijk een aantal handige hulpmiddelen die zowel grote als kleine bedrijven kunnen ondersteunen op die aspecten waar werknemers juist nu het meest op spaak lopen.

Collectief heten deze hulpmiddelen Enterprise Social Software (ESS). Hieronder vallen verschillende platformen die de communicatie en sociale interactie onder werknemers kunnen verbeteren. Uit onderzoek is gebleken dat gebruikers van deze platformen een hogere mate van sociale verbondenheid kunnen ervaren, de diffusie van ideeën binnen een organisatie kan faciliteren en de performance van teams kunnen verhogen. Kortom, precies waar op dit moment behoefte aan is. Hieronder beschrijf ik een viertal van deze ESS’en in meer detail die mogelijk een oplossing bieden voor jouw situatie.

Slack

Slack is een van de meest gebruikte ESS’en in omloop. Met deze tool kan je verschillende kanalen of workspaces aanmaken waaraan werknemers kunnen deelnemen. Hierin is ruimte voor zowel serieuze als meer ‘ongestructureerde’ interactie. Naast het versturen van berichten zijn er ook een hoop extra’s die Slack biedt. Zo kan je afbeeldingen, bestanden, lijsten en zelfs stukken code doorsturen naar collega’s. Daarnaast biedt Slack ook de mogelijkheid om te bellen en videobellen met je collega’s. Naast de functionaliteit die Slack uit zichzelf al biedt, is deze ook uit te breiden met andere apps. Denk hierbij aan een plug-ins voor Outlook of Skype, maar ook aan wat speelsere toepassingen zoals bijvoorbeeld een Gamemaster.

Slack komt in meerdere prijscategorieën. Zo is er een gelimiteerde gratis versie te gebruiken. Tegen betaling kan je echter ook de functionaliteit van Slack verder uitbreiden.

Gratis webinar
De overeenkomsten tussen corona en cybercrime: hoe elke crisis kansen biedt
Woensdag 3 juni 2020 om 19:30 uur
Meer info /  inschrijven

Yammer

Er bestaat een kans dat je misschien al wel toegang hebt tot Yammer zonder dit zelf te weten. Yammer is namelijk onderdeel van de meeste Microsoft Office 365-pakketten. Dit platform kan je een beetje vergelijken met ‘het Facebook voor bedrijven’. Je hebt hier een news feed waarin updates van verschillende groepen voorbijkomen. Ook kan je zelf groepen aanmaken en deze zowel privé als openbaar beschikbaar stellen. Hierin kan je updates plaatsen van jou en je team. Daarnaast is het ook mogelijk mensen directe berichten te sturen en hier tevens bestanden, afbeeldingen en dergelijke bij te voegen. Omdat Yammer onderdeel is van Office 365 is er ook een eenvoudige integratie mogelijk met andere Office-applicaties. Denk hierbij aan Outlook, SharePoint en Word.

Yammer is op meerdere prijsniveau’s beschikbaar, maar beschikt ook over een gratis basisversie. Echter komt deze software pas tot zijn recht binnen het complete Office 365-pakket.

Workplace from Facebook

Los van je mening over Facebook, valt het niet te ontkennen wat voor ongelooflijke invloed dit platform heeft gehad op de ontwikkeling en adoptie van social media. Het zal dus niet als een verrassing komen dat Facebook zich ook op entreprises heeft gericht. Hiervoor hebben zij Workplace in het leven geroepen. Je kan dit zien als een privé social mediakanaal speciaal voor jouw bedrijf. Verder heeft het dezelfde interface als het reguliere Facebook. Dit kan, afhankelijk van de populatie in je bedrijf, een groot voordeel zijn. Er zijn namelijk veel mensen die al gebruikmaken van het reguliere Facebook. Net als bij het reguliere Facebook heb je een centrale news feed, kan je collega’s berichten en bestanden sturen en kan je deelnemen aan verschillende groepen. Tevens is er de mogelijkheid om spraak- en videogesprekken te voeren. Ook is er ondersteuning voor de integratie van een groot aantal andere apps. Denk hierbij aan Google Drive, OneDrive en Dropbox.

Net als het reguliere Facebook is Workplace gratis te gebruiken. Ook hier is weer de mogelijkheid om de functionaliteit te vergroten als hiervoor een abonnement wordt aangeschaft.

Jive

Volgens Forrester Research is Jive marktleider op het gebied van Enterprise collaboration. Een sterke feature van dit product is dan ook dat het bekend staat om zijn veilige VoIP. Met andere woorden, Jive faciliteert een veilig spraakgesprek via internet. Daarnaast biedt het ook allerlei functies die de hiervoor genoemde software ook hebben. Denk hierbij aan het delen van blog posts in een news feed en het sturen van berichten en bestanden. Wat Jive echter uniek maakt is de PeopleGraph. Deze geeft de gebruiker een overzicht van het netwerk waarin hij of andere zich bevinden. Dit kan je helpen om uit te zoeken wie jou kan ondersteunen bij een bepaald vraagstuk. Vaak is het namelijk niet belangrijk wat je weet, maar wie je kent. Deze Graph kan je ook helpen bij het vinden van mensen die misschien niet zo breed verbonden zijn. Juist in tijden waarin ons reguliere sociale netwerk verandert, kan je op deze manier toch iedereen binnen je organisatie betrokken houden.

Jive is een volwassen tool die veel mogelijkheden biedt aan de gebruiker. Hier komt dan ook wel een ander prijskaartje bij kijken, dan bij de andere software in deze blog. Er is dan ook geen gratis versie beschikbaar.

Succes valt of staat met adoptie

Hopelijk geeft deze lijst meer inzicht in de mogelijkheden die je kan gebruiken om het contact met medewerkers te faciliteren. Let hierbij wel op dat het succes van deze technologieën staat of valt met de adoptie en het gebruik van de tools. Je zal mensen namelijk alleen meer verbonden laten voelen als er actief aan het platform wordt deelgenomen. Interacties moeten wezenlijk zijn en dit vraagt om de nodige investering van de werkgever. Als je dit echter op de juiste manier aanpakt, zal je zien dat het een hoop voordelen met zich meebrengt. Voordelen die ook na de huidige thuiswerksituatie van nut zullen zijn.